Stand: 1. Oktober 2026
Verantwortlicher im Sinne der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) ist:
Ringakte, Inhaber Andreas Hertje
Dr.-Joseph-Lederle-Straße 24, 79346 Endingen
E-Mail: kontakt (at) ringakte.de
Ein:e Datenschutzbeauftragte:r ist nicht bestellt, da die gesetzlichen Voraussetzungen (Art. 37 DSGVO, § 38 BDSG) nicht vorliegen. Für alle Datenschutzanliegen erreichen Sie uns über obige E-Mail-Adresse.
Sie haben jederzeit das Recht auf:
Widerspruchsrecht (Art. 21 DSGVO): Soweit wir Daten auf Grundlage berechtigter Interessen (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO) verarbeiten, können Sie aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit widersprechen. Wir verarbeiten die Daten dann nicht mehr, es sei denn, wir können zwingende schutzwürdige Gründe nachweisen oder die Verarbeitung dient der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen.
Zur Ausübung dieser Rechte genügt eine formlose E-Mail an uns.
Für Konto- und Nutzungsdaten (Registrierung, Einstellungen, Abrechnung, Sicherheit) sind wir Verantwortlicher. Verwaltet ein Dienstleister über Ringakte Daten seiner Kund:innen (Brautpaare und deren Gäste), ist dieser Dienstleister für diese Daten Verantwortlicher; wir verarbeiten sie nur in seinem Auftrag (Art. 28 DSGVO, siehe Ziffer 16).
Die Anwendung wird über Vercel Inc. (USA) ausgeliefert; die Serverfunktionen laufen in Frankfurt am Main, statische Dateien werden über ein weltweites Auslieferungsnetz bereitgestellt. Beim Aufruf werden technische Zugriffsdaten verarbeitet (IP-Adresse, Datum und Uhrzeit, aufgerufene Adresse, Browsertyp), um den Betrieb, die Sicherheit und die Fehleranalyse zu gewährleisten (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Datenbank und Anmeldung laufen über Supabase mit Serverstandort Frankfurt am Main.
Besucherzählung der Startseite: Um zu sehen, wie viele Menschen unsere Startseite besuchen, zählen wir jeden Aufruf. Dafür bildet unser Server aus IP-Adresse, Browserkennung und dem Datum einen verschlüsselten Kennwert, der sich nicht zurückrechnen lässt und jeden Tag ein anderer ist; so wird dasselbe Gerät an einem Tag nur einmal gezählt. Die IP-Adresse selbst speichern wir nicht. Außerdem speichern wir, ob Sie über eine Suchmaschine, Social Media, eine andere Webseite oder direkt gekommen sind, und ob Sie ein Handy, Tablet oder einen Rechner nutzen. Nach Ablauf des Tages wird der Kennwert gelöscht, übrig bleiben nur Zahlen. Es werden keine Cookies gesetzt und nichts in Ihrem Browser gespeichert; angemeldete Nutzer werden nicht gezählt. Rechtsgrundlage ist unser berechtigtes Interesse an einer bedarfsgerechten Gestaltung unseres Angebots (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).
Für die Nutzung ist ein Konto erforderlich. Wir verarbeiten Ihre E-Mail-Adresse, ein Passwort (ausschließlich als Hash gespeichert) sowie Ihre Rolle (Brautpaar oder Dienstleister, bei Dienstleistern die Branche). Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO. Konten können jederzeit in der App gelöscht werden, solange kein angenommener Auftrag noch läuft.
Schalten Sie freiwillig die Anmeldung mit zweitem Faktor ein, speichern wir dafür einen geheimen Schlüssel, aus dem Ihre Authenticator-App die Anmelde-Codes berechnet. Die Codes selbst werden nicht gespeichert. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b und f DSGVO (Schutz Ihres Kontos). Der Schlüssel wird gelöscht, sobald Sie den zweiten Faktor ausschalten oder Ihr Konto löschen.
Löschen Sie als Brautpaar Ihr Konto oder entfernen Sie einen Dienstleister aus Ihrer Hochzeitsakte, enden Ihr Zugang und die Verbindung; Ihre Hochzeitsdaten (Gästeliste, Tagesablauf, Team, Save-the-Date) werden gelöscht. Der Dienstleister behält seine eigene Akte zu Ihrem Auftrag (Namen, Kontaktdaten, Termin, Angebot, Vertrag, Rechnungen und die mit Ihnen getroffenen Absprachen) als eigene Geschäftsunterlage; dafür ist er Verantwortlicher (Ziffer 16). Sie wird nach den Fristen in Ziffer 15 anonymisiert, aufbewahrungspflichtige Dokumente bleiben für die gesetzliche Dauer erhalten.
Dienstleister können Mitarbeiter:innen einen eigenen Zugang geben. Dafür verarbeiten wir deren E-Mail-Adresse, Rolle und Anmeldezeitpunkte (Art. 6 Abs. 1 lit. b bzw. f DSGVO).
Je nachdem, was Sie eintragen, verarbeiten wir insbesondere: Namen und Kontaktdaten des Brautpaars und der Trauzeug:innen, Hochzeitstermin und Locations, Tagesablauf, Gästeliste (Namen, Zu-/Absagen, Alter, Ernährungsform, Tischzuordnung, Hochstuhl- oder Rollstuhlbedarf), Planungsnotizen, Kosten, Chatnachrichten sowie Dokumente und Fotos, die Ihre Dienstleister bereitstellen. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.
Eine vorhandene Gästeliste im Excel- oder CSV-Format lesen wir ausschließlich in Ihrem Browser; die Datei selbst wird nicht an uns übertragen. Gespeichert werden nur die Einträge, die Sie übernehmen und speichern.
Wer diese Daten sieht: Daten zu Ihrer Hochzeit (z. B. Termin, Location, Tagesablauf, Gästeliste, Trauzeug:innen) sehen die Dienstleister, die mit Ihrer Akte verknüpft sind – je nach Branche nur, was sie für ihren Auftrag brauchen. Dienstleister mit gültigem Vertrag sehen zusätzlich die Kontaktdaten der übrigen gebuchten Dienstleister anderer Branchen. Andere Dienstleister derselben Branche, die Sie parallel angefragt haben, sehen einander nie.
Lehnen Sie ein Angebot ab oder nehmen Sie ein anderes Angebot derselben Branche an, wird die Verbindung zu diesem Dienstleister beendet. Er behält nur seine eigene Anfrage (Namen, Termin, Angebot) und kann diese archivieren oder löschen; 3 Tage nach der Ablehnung wird sie automatisch gelöscht.
Hochzeitsseite: Ein Brautpaar kann für seine Gäste eine eigene Seite anlegen (ringakte.de/hochzeit/…), die nur mit einem Zugangscode erreichbar und für Suchmaschinen gesperrt ist. Sie zeigt, was das Paar auswählt: Namen, Datum, Ablauf, Orte, Trauzeugen (Name und Rolle, Telefonnummer nur auf Wunsch des Paars), bis zu fünf Fotos des Paars sowie die gebuchten Dienstleister mit Logo und Firmenname (Art. 6 Abs. 1 lit. b und f DSGVO). Die Fotos liegen bei Cloudflare R2 in der EU. Nach der Eingabe des Codes speichert der Browser des Gastes einen technisch notwendigen Cookie (180 Tage), der keinen Code enthält. Die Seite endet spätestens 6 Monate nach der Hochzeit (einmal verlängerbar); 30 Tage nach dem Ende werden die Fotos gelöscht. Gäste können die Seite über „Seite melden“ an uns melden; die Meldung (Text, freiwillige E-Mail-Adresse) speichern wir, bis sie bearbeitet ist.
Über einen Link des Brautpaars (auch auf der Save-the-Date-Karte und der Hochzeitsseite) können sich Gäste selbst eintragen (Name, Zu- oder Absage, Alter, Ernährung, Hochstuhlbedarf, Allergien und Unverträglichkeiten). Die Angaben landen in der Gästeliste des Brautpaars (Art. 6 Abs. 1 lit. b und f DSGVO). Angaben zu Allergien und Unverträglichkeiten sowie Ernährungsangaben, die auf die Gesundheit oder die religiöse Überzeugung schließen lassen (z. B. glutenfrei, laktosefrei, halal, koscher), sind besondere Kategorien personenbezogener Daten; wir verarbeiten sie nur mit Ihrer ausdrücklichen Einwilligung (Art. 9 Abs. 2 lit. a DSGVO), die Sie beim Absenden erteilen. Sie werden nur an das Brautpaar und die von ihm beauftragten Dienstleister weitergegeben, die sie für die Verpflegung benötigen (z. B. Catering, Location). Den Widerruf richten Sie an das Brautpaar oder an uns.
Als Dienstleister verarbeiten wir zusätzlich Ihre geschäftlichen Angaben (Firmenname, Name, Geschäftsadresse, Kontaktdaten, Logo, Preise, Bankverbindung, Steuernummer, Vertrags- und E-Mail-Texte), um Angebote, Verträge und Rechnungen für Sie zu erstellen (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO). Änderungen an Ihrem Konto protokollieren wir, um Missbrauch und Fehlbedienung nachvollziehen zu können (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).
Zusammenarbeit ohne Ringakte-Konto: Arbeitet ein Brautpaar nicht mit der App, kann der Dienstleister die Akte ohne Ringakte weiterführen. Angebote, Verträge und Rechnungen gehen dann als PDF an die hinterlegte E-Mail-Adresse des Brautpaars. Rückmeldungen des Brautpaars (z. B. Annahme des Angebots, unterschriebener Vertrag als Scan, Zahlungseingang, Einwilligungen) trägt der Dienstleister selbst ein; wir speichern sie mit Zeitpunkt, Art der Übermittlung und Namen der erfassenden Person. Verantwortlicher ist der Dienstleister (Ziffer 16).
Auf Wunsch schicken wir Dienstleistern am Tag vor einer Hochzeit eine Zusammenfassung des Auftrags als PDF per E-Mail (Kontaktdaten, Location, Tagesablauf und je nach Branche z. B. die Gästeliste), damit die Angaben auch ohne Internetverbindung vor Ort verfügbar sind.
Fragt ein Brautpaar über das Formular eines Dienstleisters an, verarbeiten wir die eingegebenen Daten (Namen, E-Mail, Telefon, Termin, Ort, Wünsche), legen die Anfrage beim Dienstleister an und richten ein Konto ohne Passwort ein. Per E-Mail erhalten Sie einen Link, mit dem Sie selbst ein Passwort festlegen (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, vorvertragliche Maßnahmen). Tragen Sie als Brautpaar die E-Mail-Adresse eines Dienstleisters ein, gleichen wir diese mit bestehenden Dienstleister-Konten ab und verknüpfen bei einer Übereinstimmung Ihre Akte.
Buchhaltung: Verbindet ein Dienstleister sein Buchhaltungsprogramm (Lexware Office oder sevDesk), übermitteln wir in seinem Auftrag jede von ihm erstellte Rechnung dorthin: das PDF, Rechnungsnummer, Datum, Beträge und den Namen des Brautpaars. Verantwortlich für die Verarbeitung dort ist der Dienstleister (Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO, steuerliche Aufzeichnungspflichten).
Zum Schutz vor Werbung prüfen wir jede Anfrage automatisch auf typische Merkmale (etwa Werbebegriffe oder Platzhalter statt Namen); es werden keine Daten an Dritte übermittelt. Wirkt eine Anfrage verdächtig, wird zunächst kein Konto angelegt: Der Dienstleister sieht sie in einem Prüfbereich und gibt sie frei oder löscht sie. Nicht freigegebene Anfragen löschen wir nach 30 Tagen. Löscht der Dienstleister eine Anfrage als Werbung, speichern wir die Absenderadresse (bei Firmen die Domain) auf seiner Sperrliste, damit weitere Werbung nicht ankommt (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).
Nachrichten über das Kontaktformular verarbeiten wir zur Beantwortung Ihrer Anfrage (Art. 6 Abs. 1 lit. b bzw. f DSGVO).
Online-Zahlung: Bietet Ihr Dienstleister die Online-Zahlung an, zahlen Sie Anzahlung oder Restbetrag über Stripe (Stripe Payments Europe, Ltd., Irland) direkt an ihn. Die Zahlungsdaten (z. B. Karten- oder Kontodaten, Name, E-Mail-Adresse) gibt Stripe im eigenen Bezahlfenster ein und verarbeitet sie als eigener Verantwortlicher; wir erhalten nur Betrag, Zahlungsart, Status und Zeitpunkt, um den Zahlungseingang in der Akte anzuzeigen (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO). Die Überweisung bleibt immer möglich.
Schutz vor Missbrauch: Für öffentlich erreichbare Formulare und Schnittstellen speichern wir kurzzeitig die IP-Adresse zusammen mit Formular und Zeitpunkt, um automatisierte Massenanfragen zu begrenzen (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Diese Einträge werden nach spätestens 7 Tagen gelöscht.
Wir setzen nur technisch erforderliche Cookies ein: für die Anmeldung und für kurze Bestätigungsmeldungen nach dem Speichern (wenige Sekunden gültig). Im Speicher Ihres Browsers (localStorage) merken wir uns ausschließlich Einstellungen und Anzeigezustände dieses Geräts: ob Zoomen erlaubt ist, ob Sie den Hinweis zum Installieren der App ausgeblendet haben und – bei Dienstleistern – welche Aufträge Sie schon gesehen haben, damit neue markiert werden können. Für die Dauer der Sitzung (sessionStorage) merken wir uns den zuletzt geöffneten Reiter einer Seite. Grundlage ist § 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG (unbedingt erforderlich für den von Ihnen gewünschten Dienst) sowie Art. 6 Abs. 1 lit. b bzw. f DSGVO. Analyse-, Tracking- oder Marketing-Cookies verwenden wir nicht; auch die Besucherzählung der Startseite (Ziffer 4) kommt ohne Cookies und ohne Speicher im Browser aus. Ein Cookie-Banner ist daher nicht erforderlich.
Dienstleister und Brautpaare können in der App Benachrichtigungen aktivieren. Dafür fragt Ihr Browser Sie um Erlaubnis. Wir speichern die vom Browser erzeugte Adresse des Push-Dienstes und die zugehörigen Schlüssel. Die Nachrichten (Titel, kurzer Text, z. B. der Anfang einer Chat-Nachricht, Anzahl offener Aufgaben) werden verschlüsselt über den Push-Dienst Ihres Browser- bzw. Geräteherstellers zugestellt (z. B. Apple, Google, Mozilla), dabei kann eine Übermittlung in die USA stattfinden. Rechtsgrundlage ist Ihre Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO, § 25 Abs. 1 TDDDG). Sie können Benachrichtigungen jederzeit in den Einstellungen Ihres Browsers oder Geräts abschalten.
Beim Eintippen einer Adresse (Geschäftsadresse, Hochzeitsort) lädt die Seite erst ab dem ersten Tastendruck die Adresssuche von Google (Google Ireland Limited, Irland; Google LLC, USA). Dabei werden Ihre IP-Adresse und die eingegebenen Zeichen an Google übermittelt. Serverseitig berechnen wir mit Google die Fahrstrecke zwischen Dienstleister und Hochzeitsort, ohne Ihre IP-Adresse. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b bzw. f DSGVO (korrekte Adressen und Fahrtkosten). Google ist unter dem EU-US Data Privacy Framework zertifiziert.
Folgende Dienstleister verarbeiten personenbezogene Daten in unserem Auftrag (Art. 28 DSGVO). Mit allen bestehen Verträge zur Auftragsverarbeitung; für Übermittlungen in die USA stützen wir uns auf das EU-US Data Privacy Framework bzw. die EU-Standardvertragsklauseln.
Eine Weitergabe an andere Dritte findet nur statt, wenn wir gesetzlich dazu verpflichtet sind oder Sie eingewilligt haben.
Möchte Ihr Dienstleister Fotos Ihrer Hochzeit z. B. in sozialen Medien zeigen, fragen wir dafür in der App gesondert Ihre Einwilligung ab (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO). Ihre Entscheidung und der angezeigte Text werden mit Zeitstempel gespeichert. Sie können die Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen.
Verwalten Sie als Dienstleister Daten Ihrer Kund:innen über Ringakte, sind Sie dafür Verantwortlicher; wir verarbeiten sie in Ihrem Auftrag. Die Einzelheiten regelt der Auftragsverarbeitungsvertrag unter ringakte.de/av-vertrag.
Konten richten sich an volljährige Personen. Angaben zu minderjährigen Gästen (z. B. Kinder, Babys) trägt das Brautpaar bzw. ein erziehungsberechtigter Gast ein.
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